会议应急预案是为了防止会议期间意外情况的发生和当意外情况发生时的处理程序，是会议顺利进行的有力保障。会议期间的意外情况主要是指会议进行中，突然停电、信号中断、食品安全、天气异常等。广州米廷在这和大家分析一下会议应急预案需要注意的事项和处理方法。
首先，我们从预防意外停电和避免信号中断预案说起
1.预防意外停电预案
(1)在相同配置的会场中，优先选择具有双回电路的会场;
(2)在有大型会议或用电负荷较大需求的会议召开之前，通知酒店会场负责人进行线路检修;
(3)提前通知供电公司做好保电工作;
(4)提前准备好应急灯、应急音响等;
(5)如果因为长时间无法恢复供电而导致会议中止，提前安排足够多的引导人员，确保与会人员安全有序离开。
2.预防信号中断预案
(1)提前要求有关负责人做好例行性检查;
(2)当线路复杂时，必须要请专家现场指导布线;
(3)准备后备完好的电视设备、电线光缆等，会议召开前要有专人看管，反复调试，在明显处张贴标识，防止误撞、误扯等。
其次，处理设备损坏的预案
1.音响设备的预案
(1)在会议召开前反复调试，保证设备正常动作;
(2)在有线话筒使用正常的情况下，再准备好两只无线话筒;
(3)多准备几种乐曲播放器和两套相对应的音乐载体。
2.照明设备的预案
(1)位于主席台的照明设备的灯管建议在还有三分之一的寿命时进行更换;
(2)要在会前注意观察灯光有无晃抖、昏黄的现象;
(3)在会议中如果主席台主灯光熄灭，采取加强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救，会议结束后，及时检修、更换灯具。
3.桌椅设备的预案
(1)在会场布置时，检查主席台上的桌椅是否牢靠，桌布是否干净;
(2)是多准备几套桌椅放在会场附近，以防备用。
再次，处理安全隐患的预案
1.因用电引发的火灾的预案
(1)要及时检修线路，防止线路老化;
(2)要正确用电，持证上岗;
(3)保证会场周围消防器械和消防设施齐全;
(4)当遇到较大火情时，及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制;
(5)快速疏导与会人员有序离开会场。
2.地震引发的安全问题的预案
(1)会务人员劝导与会人员沉着冷静，切忽乱挤乱拥;
(2)导引与会人员躲避到桌椅下边去;
(3)耐心待地震过后，指引与会人员安全有序的离开。
第四，处理食品安全的预案
会议期时间长、参会人数多的会议要特别注意食品安全，保证让与会人员吃的食品质量。
(1)在预订会场时叮嘱餐厅一定要采用新鲜食材，避免提供容易引起肠胃不适的食物。
(2)如有发生单个与会人员食品中毒，联系医疗组进行诊断;如发生群体性食品中毒事件，立即启动公安、医疗、卫生联动机制。
第五，处理气候天气异常的预案
(1)要提前收集会议期间的天气预报，如有雨雪天气应提前准备好雨具，气温过高过低时应通知做好防暑防寒工作，当预警有气候灾害时建议推迟会期。
(2)会议期间如遇恶劣天气，以确保人身安全为原则，做好相关服务工作。
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