随着时代快速发展，国内企业越来越注重企业间的文化交流与合作，而各种类型的会议活动正在成为文化交流与合作的平台，从而导致会议接待行业得到迅猛发展。会议接待工作也逐步呈现市场化、产业化发展的趋势。并且催生了很多专业人事会议接待工作的会议公司，由于行业门槛低，所以鱼龙混杂服务质量有高有低，而会议接待的好坏，直接会影响到一场会议的成功与否，为了让大家能够在举办会议时少走些弯路米廷会展凭借多年从业经验在这和大家分享一下会议接待服务流程及规范。
首先、 会议接待的前期准备工作
a、会议承办方要与会议主办方确认会议起止日期、会议报到时间、会议流程、会议用水牌和餐标、到会人数、使用会议室大小及天数和会议室摆设方式、会务组工作人员到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位会议主题，接送问题、酒店住宿安排、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排)，并提供适合本次会议的酒店情况给会议的主办方以供参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议预算、要求的范围内。
b、在a点内容都落实后，将确定下来的会议酒店预定好(房间、餐饮、会议室)，落实在接机(站)所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应用车)。提前进行联络预定会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社。
c、在b点落实完毕后，将酒店的大致情况及接待安排以书面的形式与主办方再次确认，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。
d、前三项工作完成后可向会议服务供应商作出准确的答复(会场布置搭建商、用车公司、导游、机车票、地接社)，以便对方作出相应的安排和接会准备。
e、会议承办方还要准备会议所用相关道具(会议在酒店或接送车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋、预订返程交通所用表格和车次时刻表、会后纪念品、就餐卷等)，对提前到达的学员如何安排住宿做预案。
f、会议承办方与协调酒店，一般会务工作人员需要提前一天进驻酒店并安排会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员。
其次、 会议报到前准备工作
1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如：会议用横幅、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。
2、详细了解本会议所用场所的位置【如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。
3、相关会议使用设备的准备情况【如：会场布置情况、多媒体投影仪】。
第三、 会议期间的工作
1、会议在报到期间最重要的是【收费】。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。
收费过程中必须严格按程序操作：
(1)确定学员情况（整理学员清单）
(2)根据情况计算应交费用
(3)填写收费【收据】
(4)收款
(5)将收据撕下交于学员
(6)填写报到表。
2、在出现收费后，收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在【原收据】的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日期。
四、 会议期间注意问题
1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。
2、会务组所用的书面文件需保存完好。
3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现，及相互出据凭证。
4、. 各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。
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